|
Werden die Projektmanagementprozesse von den Projektphasen abstrahiert, dann lassen sich die Projektmanagementprozesse in Prozessgruppen zusammenfassen.
Initiierung
In der Prozessgruppe Initiierung steht der Initiierungsprozess. Er wird zum Projektstart und dann wieder zum Start jeder Projektphase durchlaufen.
Wichtige Ziele der Initiierung sind:
- Verteilung der notwendigen Informationen, damit von Anfang an effektiv/effizient gearbeitet wird,
- Nachlässigkeiten in frühen Projektphasen führen später zu (teuren) Schwierigkeiten, daher werden die Ziele und die Arbeitsweise der jeweiligen Projektphase geklärt,
- Informationen über das Projekt werden ausgetauscht und unter den Stakeholdern angeglichen,
- Projekt bzw. Projektphasen werden in allen Teilen und Zusammenhängen betrachtet (nicht in den Details)
- zu allen Fragen soll möglichst früh eine Übereinstimmung aller Beteiligten erreicht werden.
Wie bei allen Prozessgruppen wiederholen sich die Prozesse und interagieren miteinander. Die sequentielle Darstellung ist eine Vereinfachung.
Gerade während der Initiierung werden durch Klärung und Festlegung der Projektziele die Weichen für den weiteren Projektverlauf und den Projekterfolg gestellt. Die Qualität der Projektziele/Phasenziele (Transparenz) und die Unterstützung der Stakeholder (Verbindlichkeit) entscheiden über den Projekterfolg.
Planung
Unter Planung werden alle Prozessschritte zur Planung des Projekts oder zur Detaillierung der jeweiligen Projektphase zusammengefasst. Handlungsalternativen werden geprüft und ausgewählt. Die wichtigsten Projektmanagementprozesse in der Prozessgruppe Planung sind:
- Planung Inhalt und Umfang
- Definition Inhalt und Umfang
- Definition der Vorgänge
- Festlegen der Vorgangsfolgen
- Einsatzmittelbedarfsplanung
- Schätzung der Vorgangsdauern
- Kostenschätzung
- Risikomanagementplanung
- Entwickeln des Terminplans
- Kostenplanung
- Zusammenstellung des Projektplans
Hierzu gibt es noch eine Reihe von Hilfsprozessen, wie Qualitätsplanung, Beschaffungsplanung, usw.
Ausführung
Unter Ausführung versteht man die Koordination der Mitarbeiter und anderer Ressourcen und deren Zuordnung zu den Vorgängen im Projektplan, damit das Projektziel erreicht wird. Hierzu gehören Prozesse, wie die Arbeitspaketfreigabe. Unterstützt wird die Ausführung von Hilfsprozessen, wie Qualitätssicherung, Informationswesen, Teamentwicklung oder Lieferantenauswahl, usw.
Überwachung
Diese Prozessgruppe beschäftigt sich mit der kontinuierlichen Überwachung der Zielerreichung im Projekt. Interessanterweise wäre das englischsprachige control processes in der deutschen PMBOK Guide Version besser als „Kontrolle“ anstatt als „Steuerung“ übersetzt worden (was wörtlich gesehen natürlich falsch gewesen wäre). In der Prozessgruppe Steuerung gibt es zwei Hauptprozesse:
- Berichtswesen, zur Sammlung und Verteilung (Stakeholderorientierung!) der Projektleistung und
- die integrierte Änderungssteuerung, um die Änderungen zu koordinieren
Die Hauptprozesse werden durch eine Vielzahl von Hilfsprozessen unterstützt; dazu gehören Abnahmeprozesse für Anforderungen und andere Ergebnistypen, Termin- und Kostensteuerung und Risikoüberwachung.
Abschluss
Die abschließenden Prozesse beschäftigen sich mit
- Vertragsbeendigung und
- dem administrativen Abschluss des Projekts.
Bei ersterem muss dafür gesorgt werden, dass die Verträge alle ordentlich beendet, bezahlt, usw. werden. Beim administrativen Abschluss geht es um die interne Beendigung des Projekts im Unternehmen. Hierzu gehören Abschlussbericht, Lessons Learned Workshops und – nach PMI ganz wichtig – die Befüllung der "Datenbank mit historischen Projektdaten", um das erworbene Wissen auch zukünftigen Projekten (und Projektmanagern) zur Verfügung zu stellen.
Prozessgruppen und Projektphasen
Die Hauptprozessgruppen wiederholen sich wiederkehrend in allen Projektphasen – jedoch in unterschiedlicher Ausprägung. Die Detailplanung für jede Phase wird jeweils am Phasenanfang durchgeführt. Für unterschiedliche Phasen wird eine neue Personalplanung erforderlich, da andere Fähigkeiten benötigt werden. Jede Phase wird mit einem Phasenkickoff gestartet, um alle Stakeholder über die Aufgaben und Ziele der nächsten Projektphase zu informieren.
| 
